Разработка и внедрение KPI: 6 важных правил

KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности) позволяют максимально достигать поставленных целей компании, следить за динамикой работы работников, вовремя реагировать на ситуации, которые могут негативно повлиять на дальнейшую работу всей компании.

Как и любой инструмент, KPI может быть чрезвычайно полезным или может нанести значительный ущерб. Непрофессиональный подход к разработке и внедрению показателей эффективности негативно влияет на отношение работников к понятию KPI. Так, работники могут воспринять KPI как систему штрафов, показатели сочтут недосягаемыми, надуманными, а сам метод расчета бонусов слишком сложным и непонятным.

Чтобы ключевые показатели эффективности действительно приносили пользу организации и работникам, следует соблюдать определенные правила.

1. KPI должны быть связаны со стратегическим планированием

Каждый руководитель на своем уровне обязательно должен объяснить подчиненным взаимосвязь целей компании, отдела, работников с ключевыми показателями эффективности. Иначе у работников не будет понимания, зачем внедрять KPI, и система показателей будет восприниматься как еще один бюрократический инструмент.

2. KPI должны быть доступны
Если работник не верит в то, что эти показатели могут быть достигнуты, система будет только демотивировать.

Определяйте работнику только те KPI, на которые он может оказывать непосредственное влияние. К примеру, если рекрутер не участвует в процессе адаптации новичка, то некорректно «количество работников, прошедших испытательный срок» определять как показатель эффективности его деятельности. Поиск клиента – это не задача бухгалтера, а заказ сувенирной продукции – не должен быть в сфере деятельности дизайнера, его задача – создать качественный макет.

Однозначный ответ на вопрос «Сколько показателей должна содержать система KPI?» нет. Специалисты называют цифры от 2 до 7. Много индикаторов уменьшают ценность бонусов и вносят в саму систему путаницу. Работникам сложно спрогнозировать свой доход и свои расходы.

Индикаторы не могут конфликтовать друг с другом.

Должны быть установлены стандарты измерения. Если нет четкого понимания критериев оценки, есть риск, что решения будут приниматься субъективно.

3. KPI должны быть понятны работникам

Не забывайте обсуждать с подчиненными критерии оценки. Убедитесь, что каждый работник понимает, как измеряется каждый показатель, как рассчитывается, и что нужно сделать, чтобы достичь всех необходимых KPI. Коллеги рассказывают о случаях, когда работникам выдают бонусы, но не объясняют систему начисления, ссылаясь на конфиденциальность информации.

Если это новая система материальной мотивации, то она должна дать работникам возможность зарабатывать больше. В противном случае новое внедрение будет демотивировать работников.

4. Важно вовремя вносить коррективы в систему KPI
Если в политике компании произошли или происходят изменения. Ничто так не демотивирует как неактуальные данные. К сожалению, в некоторых компаниях можно увидеть систему показателей, уже потерявших свою актуальность, но еще применяемых в расчетах бонусов, поскольку «руки не доходят» разработать новую систему.

Любое KPI имеет свой жизненный цикл. В начале введения он провоцирует работников, увеличивает их эффективность. Но с течением времени отмечается эффект привыкания. Поэтому постоянно анализируйте эффективность мотивации на основе KPI и просматривайте индикаторы. Большинство компаний KPI просматривают ежегодно.

В то же время, в течение оценочного периода нельзя изменять индикаторы эффективности. Поэтому перед тем, как вводить KPI, проверьте все расчеты, произведите пилотный проект, потестируйте систему, сравните полученные данные с рыночными показателями.

5. Внедрение системы KPI – это проект
Продумайте и организуйте качественную PR-кампанию этого проекта. Если есть возможность, привлеките PR-менеджера, маркетолога, дизайнера. Сделайте информацию о KPI открытой, прозрачной и понятной каждому сотруднику компании.

Просчет показателей должен производить квалифицированный и незаангажированный специалист.

Продуманное внедрение KPI позволит повысить эффективность работы компании, осуществлять планирование от целей компании, а не достигнутых результатов, разработать реалистичные нормативы и прозрачную оценку персонала.