Я работаю офис-менеджером. Думаешь, легко?

Я проработала 5 лет в общепитах. Была официанткой, администратором, реже – барменом, несколько раз – баристой. Первый раз пошла работать в ресторанчик потому, что мне были просто нужны деньги. Но со временем поняла, что это прикольно. Особенно то, что у тебя каждый день на руках появляются деньги – чаевые. Поэтому это затягивало, и было сложно решиться перейти на просто ежемесячную оплату труда.

На последнем месте работы перед уходом в офис-менеджера была руководительницей в бургерной. Я долго думала, что мне очень нравится работать в заведениях питания, но позже поняла, что это был скорее страх сменить сферу деятельности. С предыдущим опытом у меня есть скилл менеджеры, и я хотела его развивать. Независимо от того, будет ли это позиция офис-менеджера или сейлз-менеджера.

Я начала задумываться о поиске вариантов. В этот момент меня посоветовали на вакансию офис-менеджерки и позвали познакомиться с Banda. Я не придавала этой встречи особое значение, но мы продуктивно пообщались и поняли, что я подхожу на позицию. Это было для меня очень стремительной сменой: я думала, что эта встреча просто шаг к тому, чтобы двигаться в другую сферу, но не ожидала, что меня сразу пригласят в команду. Пока не прошло 1,5 месяца моего испытательного срока, я все еще не верила, что это действительно произошло.

Мне казалось, что все, что я знаю об офисе – это только вершина айсберга. Условно как Пэм из сериала «Офис», долго не могла себя найти, а потом просто придумала себе должность. Впрочем, возможно, именно потому, что никогда до этого не работала в офисе, я была готова ко всему. Перестраиваться с сменой работы мне было не трудно, удалось все подстроить под себя. К тому же у меня уже был определенный проверенный контакт-лист подрядчиков. Первый челлендж, с которым я столкнулась, – это ремонт офиса. Надо было найти людей, купить все необходимое, проверить работу, заплатить за нее. Это что-то новое для меня. А со всем остальным я была знакома, но раньше это было связано с заведениями питания, а теперь – с офисной жизнью.

Об обязанностях

Сейчас в мою зону ответственности входит заказ еды и нужные бытовые товары, коммуникация между людьми, которые, как и я, пытаются поддерживать жизнь офиса, инвенты, учет расходов на офисную жизнь и иногда учет затрат проектов. Также у нас есть а-ля дача, которую мы называем «Банда дом», я ею занимаюсь. А еще я как мини-мама: на мне вызовы врачей к нашим работникам, если они заболели; отправить им «посылки здоровья». Это набор, в который могут входить фрукты, чай, мед, сладости, носки, маски косметические для лица, термометр, витамины. Посылка всегда отличается, потому что готовится непосредственно под человека. Как для детей: все, чтобы они быстрее поправились.

Ивенты у нас бывают запланированные, например тематические вечеринки, а бывают спонтанные, когда кто выиграл награду или празднует день рождения. Для этого я быстренько организую вино, еду, колоночку. Из запланированных ивентов у нас есть ежемесячная тусовка "Микродозинг", когда люди из нашего агентства играют свою музыку, я тоже помогаю с этим.

Иногда мне нужно помогать с подарками коллегам. Например, у нашего нового креативного директора был день рождения и нужно было оперативно сделать ему подарок, на это оставалось 6 часов. Обычно этого достаточно: можно поехать в книжный и купить какое-нибудь классное издание. Но в этом случае наш креативный директор похож на Киану Ривза. Поэтому мы взяли дизайнера, дали ему изображение Киана Ривза в образе Джона Уика и попросили прифотошопить его лицо. Мы решили распечатать эту фигуру в полный рост. Пришлось найти, кто сделает это в сжатые сроки. Это как пример, что на этой работе нужно креативно подходить к таким задачам.

Плюсы

СТАБИЛЬНЫЙ И "ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ" ГРАФИК. Меня очень радует наличие государственных выходных и выходных в целом. До этого у меня был плавающий график. Выходной-не выходной – все равно приходилось работать, и это дополнительно не оплачивалось.

Недавно я уехала в небольшой отпуск со своей дочерью, но написала, что буду работать дистанционно. Я время от времени что-то помогала, оплачивала счета. Когда вернулась, мне написали: Ты работаешь даже на своем отдыхе, поэтому в понедельник мы запрещаем тебе что-то делать. Езжай отдыхать у бассейна в Shelest, мы все оплатим». У меня никогда такого не было. Поразило не просто то, что мне дали выходной, а то, что обо мне позаботились.

Сейчас у меня в хорошем смысле нестабильный график: я могу прийти немного позже или пойти немного раньше, главное, чтобы работа была проделана. Мне не обязательно быть 24/7 в офисе. Раньше такого вообще не было, я пахла 12 часов и еще позже уходила.

ЛУЧШЕ ПОНИМАЮ, КУДА РАЗВИВАТЬСЯ. У меня есть возможность набраться разнообразного опыта от людей, с которыми работаю. Пока занимаюсь офисом, вижу, как и что делают коллеги. Могу спросить что-нибудь, попроситься на съемки или послушать шторминг. Сейчас наконец-то понимаю, какой карьерный рост хотела бы иметь – быть проджект-менеджершей.

АДЕКВАТНАЯ ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. Она соответствует нагрузке. На предыдущих местах работы я могла придраться, почему так мало, но сейчас такого нет. Мне хватает на мои нужды.

БОЛЬШЕ УВАЖЕНИЯ К РАБОТЕ. У меня есть контраст, потому что раньше работала в заведениях, и у нас эта работа вообще не ценится. Общество не очень уважает официантов, баристов, барменов. Мне все еще неприятно за моих бывших коллег, которые действительно любят свою работу. Сейчас я в другой сфере и меня очень радует отношение к ней. Я словно вырвалась из этого «вечного круга». В меня никогда так не верили, как сейчас.

Минусы

НЕСТАБИЛЬНОСТЬ В РАБОТЕ. Все время нужно что-то фиксировать. Мне казалось, что я приду, все поремонтирую через несколько месяцев – и будет супер. А так не бывает: ты поремонтировал, а оно как раз сломалось. Иногда это бывает экстренно, и сложно изменить источник этого процесса.

Или я не могу четко спланировать закупку еды. Потому что сегодня ты заказал 20 килограммов бананов, потому что в прошлый раз 15 съели за несколько дней. А сейчас эти бананы никто не ел, и они прогнили и что с этим делать?

СЛОЖНО ЗА ВСЕМ УСЛЕДИТЬ. Когда я делаю закупку продуктов в неделю, могу что-нибудь забыть. Ибо для этого нужно просто приехать в воскресенье в офис и смотреть, что есть, а чего нет. Если что-нибудь забуду купить при закупке, это вообще не big deal, можно дозаказать в «Сильпо». Но стрессово понимать, что ты что-то забыла.

НЕ ВСЕГДА МОЖНО ПОВЛИЯТЬ НА БЫСТРОТУ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ. Некоторые процессы у нас продолжаются неделями, хотя фактически они не так уж сложны. А ты скорее сменеджериты не можешь. К примеру, мы хотели в разных точках офиса разместить лампы в виде розовых кубов. Чтобы когда у кого-то происходила важная презентация, звонок с клиентом, шторминг и нельзя отвлекать, эта лампа включалась, и это значило, что нужно вести себя очень тихо. Идея суперпростая, но мы ее делали 2 месяца. Пока дизайнер нарисовал, пока нашли подрядчика, который это сделает, пока совершил работу электрик. А я особенно на эти процессы повлиять не могу.

Подводные камни

ФИЗИЧЕСКАЯ ПЕРЕГРУЗКА. Кому-то может казаться, что офис-менеджер это сидячая работа, но я скорее целый день на ногах. Надо принять заказ, сходить отправить, подготовить встречу, встретить гостей, найти что-то, что кто-то уже давно не видел в офисе.

Однажды я сорвала себе спину: приехала закупка с игристым, и, пока я носила все в лифт, что-то пошло не так. Мне стремно просить о помощи мужчин, работающих со мной, потому что боюсь вырвать их из процесса, пока у них там поток мыслей идет. Поэтому сама таскаю разные тяжелые вещи, иногда прошу охранника.

СПОНТАННЫЕ ТАСКИ. Например, я не ожидала, что мне нужно будет помогать с организацией одной встречи – планирования для всего агентства, которое должно было состояться в нашем загородном доме. Оказалось, что на мне много тасков – покупка еды и канцелярии. Я провела следующие дни в супермаркетах.

После того, как я в 6 утра перед ивентом погрузила все в фуру и отправила на локацию, поняла: «Воу, это ведь не офисная работа». Я так устала, что даже не поехала на это планирование. Но это тоже моя обязанность – помогать разгрузить других менеджеров.

К примеру, наши проджект-менеджеры занимаются организацией встречи с клиентами. Но есть задачи вроде заварить всем чай и заказать круасаны; это то, что может отвлекать их от более приоритетных задач. А у меня в этом плане все «одобрено»: есть свой подрядчик, есть курьер, который все доставит. Мне достаточно сделать два звонка – и все готово. И этим я облегчаю им жизнь. Без офис-менеджера такого не было бы.

СТРАХ ОБЛАЖАТЬСЯ. Я боюсь подвести кого-нибудь, ошибиться в подготовке события или учета затрат. Возможно, это продиктовано тем, что у меня еще есть синдром самозванца в какой-то степени.

Стереотипы об офис-менеджерах

ОФИС-МЕНЕДЖЕР – НЕСЛОЖНАЯ И НЕВАЖНАЯ РАБОТА. У меня было такое, что я рассказывала коллегам из предыдущей сферы, перешедшей на новую работу. Для меня это был такой праздник! Я даже вечеринку устроила. [улыбается] Меня спрашивали: «Где ты теперь работаешь?» И когда я говорила, что в креативном агентстве, все были такие: «Прикольно». А когда я уточняла, что работаю там офис-менеджершей, то реакция менялась, типа это несерьезная работа.

Впрочем, мне кажется, если офис-менеджер плохо работает, то работа у других людей в команде может не идти, потому что они «зависят от тебя». В этом отношении я чувствую ответственность перед всеми коллегами.

ОФИС-МЕНЕДЖЕРЫ ТОЛЬКО ЗАКАЗЫВАЮТ ПЕЧЕНЬ И ВОДУ . Я постоянно транслирую в агентстве, что офис-менеджер – столь же важная должность, как и все остальные. К примеру, на наши совместные встречи я тоже готовлю презентации. И мы общаемся о том, что в офисе не так, что будет меняться, какие у них пожелания. Это важно, чтобы они понимали, что будет ремонтироваться, как быстро это произойдет.

Свою первую презентацию я назвала: "Как поремонтировать офис и не облажаться". Второй слайд был: "Никак". Действительно, в офисе всегда будет что-нибудь ломаться. Но главное поддерживать это состояние "не полного краха". Я рассказала, что офис-менеджер не только заказывает бананы и водичку, но и ремонтирует все, и хотелось бы ответной реакции. То есть не доводить ситуацию до того, что нужно что-либо ремонтировать.

ОФИС-МЕНЕДЖЕРОМ РАБОТАТЬ СКУЧНО. Конечно, у меня есть разные задачи. Есть повторяющиеся еженедельно: закупка продуктов, воды. А есть менее плановые задачи, например, ремонт. То есть есть нечто стабильное, а что-то новое и динамичное.

Иногда нужно просерчить весь интернет, чтобы найти картридж в кран для воды. Я даже не знала, что там есть картридж! [улыбается] А уже столько прочла и знаю, что иногда картридж стоит дороже, чем некоторые новые краны. Потому постоянно приходится разбираться в новых темах.

Профдеформация

Я ДЕЛАЮ ПЛАНОВУЮ ЗАКУПКУ ЕДЫ. На работе прошарила много сайтов доставки продуктов и поняла: зачем ходить в Сильпо, если у них бесплатная доставка? И приучила себя и своему юноше заказывать доставку продуктов. Обычно если идешь в супермаркет, то заходишь и теряешься. Потом выходишь – и 700 гривен полетели на хамон и моцареллу. А как же картошка или огурчик?

МНЕ ОК ГОВОРИТЬ ПО ТЕЛЕФОНУ . Многие мои знакомые говорят, что им сложно не просто найти мастера, а именно позвонить ему и договориться. У меня такого нет: я спокойно отвечаю на любой номер, звоню по телефону, чтобы договориться.