Как отказывать кандидату в должность: 5 важных правил

Когда объявляется конкурс на должность, для компании это всегда возможность. Не только найти интересных кандидатов. Это еще и деловые знакомства и шанс получить контакты, которые будут актуальны в будущем. Такие преимущества этот процесс дает работодателям, которые хотят не просто выполнить тактическую задачу, но имеют стратегию развития.

Сегодня все больше ценятся эмоциональный интеллект и привычки конструктивной коммуникации, для любой компании важно уметь адаптироваться в этих условиях. И если говорить о взаимодействии с кандидатами, не подошедшими на объявленную вами вакансию, здесь важна тактичность. Стандартная отговорка «мы вам перезвоним» и дальнейшее отсутствие обратной связи – пока признак дурного тона.

1. Почему «старые повадки» не работают?

Ранее упомянутая выше фраза, с помощью которой прощались с неперспективными кандидатами, была классикой жанра. Ее можно было услышать не только в реальности, но и в художественных фильмах, где герой по сюжету переживает период безденежья и долго ищет работу, проходя ряд собеседований. Что не так с таким типом взаимодействия, который до сих пор не успели искоренить некоторые компании? Недостатков множество. Вот ключевые из них:

Недальновидность. Когда с человеком прощаются фразой "мы вам перезвоним" и не делают этого, с одной стороны, такая ситуация для многих привычна. Но с другой – она крайне неприятна, ведь поисковик чувствует себя использованным и обманутым. Не стоит забывать, что любой человек, с вами взаимодействующий, это еще и потенциальный клиент. А также тот, поделится впечатлениями как минимум с близким кругом знакомых. Если вы отказали доброжелательно и с убедительными доводами, искренне пожелав кандидату успехов, такая ситуация дает ему косвенную выгоду. Человек получает компетентный фидбек, который может учесть в будущем и не повторять ошибки на собеседованиях в других компаниях.

Непоследовательность. Какой бы ассоциативный шлейф ни образовался вокруг знаменитой фразы «мы перезвоним», это не нивелирует ее прямое значение. Если вы заявили, что свяжетесь с кандидатом, необходимо выполнить обещание. Это элементарное проявление последовательности и демонстрация того, что человеческий фактор очень важен в вашей работе. В то же время, об отказе лучше сообщать не в режиме телефонного разговора, а в письменной форме. Дальше объясню – почему.
Когда нужно оценить личные качества человека, следует обратить внимание на общение с теми, кто ему не интересен и не выгоден. О компании можно сказать то же самое. Умение вежливо прощаться с не подошедшими претендентами на должность является индикатором ценностей предприятия и того, что для вас приоритетна человечность.

2. Отказываем тактично и грамотно

Большинство современных экспертов из сферы рекрутинга рекомендуют отказывать не подошедшим на должность кандидатам в письменной форме. Так традиционное «мы перезвоним» следует сначала перефразировать в «мы с вами свяжемся». И, конечно, сдержать слово – связаться. Еще лучше, если вы уведомите кандидата о временных рамках, в течение которых он узнает о вашем решении. Такой подход – уважение к собственному и чужому времени.

Важный факт: в случае отказа неприятно бывает не только тому, кто его получает, но и тому, кто вынужден оповестить другую сторону о решении. Конечно, HR-специалисты с большим опытом обладают достаточной стойкостью, чтобы не принимать такие ситуации близко к сердцу. Но не следует забывать о том, что именно мелкие неприятные моменты по накопительному принципу приводят к тому, что в душе "собирается осадок", а психологический тонус начинает снижаться. Узнали признаки выгорания, о котором сейчас не говорит только ленивый? Чтобы убрать один из факторов, который медленно, но уверенно приводит к такому состоянию, следует научиться говорить «нет» максимально не травматичным для себя способом.

3. Что написать в письме с отказом
Чтобы каждый раз не тратить время на составление нового письма, следует создать шаблон с базовым текстом. Однако отправлять всем один шаблон, изменяя в нем только имя поисковика, не стоит. Лучший вариант – в мотивационной части указывать конкретные причины исходя из индивидуального опыта общения с кандидатом на должность. По тексту письма будет понятно, что вы приложили усилия, чтобы объяснить свое решение.

Оптимальный формат письма при отказе:

Спасибо кандидату за то, что он откликнулся на вакансию.
Аргументируем, почему мы не можем взять претендента на этот пост.
Выражаем свою надежду на то, что можно обратиться к этому кандидату, если появятся подходящие для него вакансии.
Выражаем благодарность. Можно добавить несколько фраз о сильных сторонах специалиста, которые заметили на собеседовании. Однако здесь важно действовать сдержанно.
Не забываем указать свое имя, чтобы взаимодействовать как живой человек, а не машина.

4. Как не впадать в другую крайность

О том, что важно не уничтожить мотивацию к поиску работы, мы уже упомянули. Но стоит также рассмотреть и другую крайность, которой иногда подвержены гиперэмпатические рекрутеры, стремящиеся не обидеть кандидата. Это длительные объяснения, которые именно диссонируют в претенденте с тем портретом сотрудника, в котором заинтересована компания. Сам по себе развернутый диалог – это уже свидетельство излишней открытости, которую поисковик может расценить как второй шанс. В результате некоторые люди склонны вступать в дискуссию или обещать, что они проработают свои слабые стороны и смогут выполнять рабочие задания качественно.

Следует помнить, что отдел рекрутинга – это не служба психологической помощи. Рекрутер не должен всем нравиться или создавать риски для компании, давая шансы претендентам, которые не произвели должного впечатления во время собеседования. Поэтому в месседже, направленном таким кандидатам, должно читаться четкое «нет». Оптимально – когда вам удается сказать главное лаконично и достаточно аргументированно. С одной стороны, такой подход является залогом эмоционального баланса во взаимодействии. С другой – он не дает ложных надежд, но позволяет человеку понять свои промахи. Так поисковик, потративший время на подготовку к собеседованию, тоже имеет положительные результаты, несмотря на отказ. Он получает от вас ценную обратную связь.

Такой внимательный и ответственный подход – это залог экологичности человеческого общения в рабочем контексте. А еще показатель того, что ваша компания четко понимает свои ценности и философию взаимодействия с людьми.

5. Размышляем стратегически
Для руководства любой компании важно, чтобы предприятие развивалось, постоянно увеличивая свой масштаб. Люди, работающие над собой, тоже развиваются. И вполне вероятно, что лет через 5 кандидат, которому вы отказали в трудоустройстве, станет идеальным сотрудником. Тогда вам будет гораздо легче начать сотрудничество, опираясь на то, что раньше ваши профессиональные пути разошлись в тактичном и дружелюбном формате.