1-2-1 как инструмент обратной связи

Встречи 1-2-1 важны как для подчиненного, так и для руководителя. Ведь обе стороны заинтересованы в получении обратной связи по результатам своей работы, искреннем ответе на важные для них вопросы, в возможности высказать свое мнение и быть услышанным. К тому же для руководителя это возможность обсудить с подчиненным пути его развития, эмоциональное состояние, прояснить проблемные ситуации; для работника это возможность быстрого решения вопросов, обсуждения с руководителем своего карьерного и профессионального роста, своей роли в команде.

Обратная связь должна быть конкретной, объективной, понятной и содержать план действий.

Что нужно сделать до начала проведения встречи 1-2-1

Запланируйте встречу, заранее сообщите работнику дату и время проведения встречи (например, отправьте приглашение в календаре). Лучше всего, чтобы встречи проходили в одно и то же время, на регулярной основе. Так вы покажете работнику, что вам это общение важно и вы ставите его на одном уровне со своими другими важными задачами.
Отведите на встречу фиксированное время. Наиболее эффективно – от 15 до 30 минут, раз в 1-2 недели (в рекомендациях можно встретить до 1 часа, минимум раз в месяц). Важно вовремя начинать и заканчивать встречу.

Подготовьте все необходимые данные. Позаботьтесь о тихом помещении или месте без посторонних (не обязательно это должен быть офис). Позаботьтесь о конфиденциальности разговора. Выключите телефон. Дайте работнику понять, что это время посвящено общению именно с ним.
Также продумайте заранее какие вопросы во время проведения встречи 1-2-1 вы будете обсуждать и в каком порядке. Следуйте плану.

Какие вопросы задают на встрече?

Относительно работника: «Как дела?», «Что интересного происходит», «Как прошла твоя неделя?», «О чем бы ты хотел сегодня поговорить?», «С чего бы ты хотел начать наш разговор?».
Относительно задач : «Над чем сейчас работаешь?», «Какие результаты?», «Есть ли проблемы?», «Как планируешь действовать, чтобы до нашей новой встречи был прогресс по заданию Х?».

Что касается развития: «Есть ли у тебя цель тренинги/курсы, которые ты хотел бы пройти?», «Чувствуешь ли ты, что новые задачи тебя развивают?», «Есть ли проекты/задания, с которыми ты хотел бы поработать?» , «Что сейчас читаешь?».
Относительно мотивации: «Какие задачи нравятся?», «Какие задачи вызывают недовольство?», «С чем это связано?», «Есть ли у тебя все необходимое для работы?», «Комфортно ли на рабочем месте?», « Соблюдаешь ли work-life balance?», «Какая у тебя сейчас нагрузка?», «Как справляешься с нагрузкой?», «Не чувствуешь ли слишком сильную на себя нагрузку?», «Что тебя больше всего волнует?».

Что касается работы с руководителем: «Как тебе работается со мной?», «Что бы хотел улучшить?», «Достаточно ли тебе обратной связи?», «В каких вопросах ты хотел бы получать от меня больше помощи?», «Что тебе дается сложнее всего?», «Как я могу помочь тебе в этом?».
Что касается конфликтов/изменений: «Все ли тебе нравится в нашей корпоративной культуре?», «Приходится ли тебе присутствовать на встречах, дискуссиях, в которых ты не хотел бы участвовать?», «Какова твоя роль в них?», «Или чувствуешь ли ты поддержку команды?»,

«Поддерживаешь ли своих коллег?», «В каких вопросах?», «Есть ли вопросы, по которым у тебя другая точка зрения, чем у коллег?», «Испытывал ли ты дискомфорт в общении с коллегами? ?», «Нужна ли моя помощь в решении этих вопросов?», «Как изменения влияют на твою работу?», «Что положительное и негативное в этой ситуации?», «Что бы ты хотел изменить в коллективе?».
Брайан Трейси в книге «Мотивация» описывает семь принципов поведения руководителя , которые могут побудить работника работать более эффективно. Эти принципы можно применить в отношении встреч 1-2-1:

Улыбайтесь (согласитесь, нахмуренное лицо – не самый лучший помощник в установлении доверительных отношений).
Задавайте собеседнику вопросы.
Слушайте их.
Будьте вежливы.
Говорите слова благодарности (поблагодарите работника за то, что он делает).
Держите работников в курсе дел.
Поощряйте непрерывное усовершенствование.
Вопросы, которые помогут оценить себя как участника встречи
Всегда ли встречи проходят в запланированное время? Как часто встречи переносятся по вашей инициативе?
Всегда ли у вас все необходимые для разговора данные, документы, факты и т.д.?
Вы приходите на встречу вовремя?
Заботитесь ли вы, чтобы на встрече была необходима канцелярия для заметок/записей/объяснений?
Выключаете ли вы перед общением/ставите на беззвучный режим телефон?
Вы говорите, понятно, на конкретную тему, не отвлекаетесь на вопросы, не касающиеся данной встречи?
Вы внимательно слушаете о чем говорит ваш собеседник?
Вы задаете вопрос-уточнение?
Вы записываете то, что вас интересует?
Вы обсуждаете с собеседником дату и время следующей встречи?
Вы подводите итоги разговора?
Вы выполняете все, о чем договорились на встрече?

Как и любое эффективное общение, встречи 1-2-1 базируются на доверии, взаимоуважении, искренней заинтересованности, умении услышать другого, признании того факта, что собеседник имеет право на собственные мысли, чувства, идеи. Умение слушать не только поможет лучше понять ситуацию, но и подчеркнет ценность собеседника, позволит ему почувствовать свою важность. Следовательно, следует развивать и совершенствовать в себе эту компетенцию.